Lakukan 5 Langkah Getting Things Done (GTD) ini dan Tingkatkan Produktifitasmu!

Siapa sih yang enggak mau kerja produktif dengan hasil maksimal? Sayangnya, banyak yang akhirnya hanya jadi angan-angan belaka karena banyaknya hal yang bisa mengalihkan perhatian kita. Awalnya sih mau membereskan tugas kantor lalu beberes rumah, tapi gara-gara nonton satu video viral malah jadi Facebook-an dua jam.

Alhasil kamu jadi semakin stres mikirin kerjaan dan akhirnya enggak mulai-mulai karena bingung mau dari mana. Kalau kamu tipe yang gampang pusing kaya gini, mungkin kamu harus menerapkan 5 langkah Getting Things DoneGetting Things Done atau dikenal dengan GTD ini adalah sistem pengorganisasian yang diciptakan oleh David Allen.

GTD bertujuan untuk membuat hidupmu menjadi lebih jelas dan terarah dengan mengorganisir hal-hal yang harus dilakukan, membuat prioritas dan jadwal sehingga mudah untuk dikelola. Salah satu keuntungan GTD ini adalah memudahkanmu untuk melihat apa yang harus kamu kerjakan dan apa yang perlu dikerjakan setelahnya.

Sistem ini enggak membuat aturan namun fokus pada bagaimana kamu menuangkan apa saja yang harus dikerjakan, agar dapat diorganisir, dan memilih apa saja yang memerlukan perhatianmu. Yuk coba lakukan lima langkah GTD ini untuk lebih produktif.

1. Tuangkan

via staticflickr.com

GTD memberikan penekanan pada membersihkan pikiran dari berbagai pengalihan yang kamu ciptakan sendiri karena memikirkan berbagai tugas yang harus dikerjakan. Langkah pertama GTD adalah menuangkan tugas-tugas yang memenuhi pikiranmu sehingga pikiranmu jadi jernih dan kamu bisa bekerja lebih efektif.

Kumpulkan apa saja yang menjadi perhatianmu lalu tuangkan pada buku catatan, rekaman suara, catatan digital, gambar, atau media apapun yang kamu sukai. Masukkan semua tugas, proyek, hal yang harus dikerjakan, ide, daftar belanja, dan lain sebagainya, tanpa terlalu banyak berpikir.

Alat yang kamu gunakan untuk menuangkan pikiranmu juga harus cukup mudah sehingga bisa kamu kerjakan seketika itu juga saat ada pikiran yang muncul. Jadi kamu enggak keburu stres berusaha mengingat agar enggak lupa. David Ellen sendiri hanya menggunakan buku catatan biasa yang bisa dia bawa setiap saat. Sehingga dia bisa menuliskan apapun yang muncul di pikirannya saat itu juga.

Kalau kamu lebih suka menuliskan pikiranmu daripada menuangkannya dalam media digital, mungkin kamu mau mencoba sistem bullet journal. Sistem ini bisa memudahkanmu dalam melakukan sistem GTD.

2. Perjelas

via maxpixel.freegreatpicture.com

Setelah kamu tuangkan dalam media pilihanmu, perjelas lagi poin-poinnya. Tanyakan pada dirimu, apakah daftar yang sudah kamu buat ini dapat dilakukan? Kalau enggak, coret atau arsipkan sebagai referensi. Kalau bisa dikerjakan, tentukan apa yang harus kamu lakukan terlebih dahulu. Yang bisa dikerjakan kurang dari 2 menit, lakukan sekarang. Kalau enggak, delegasikan atau masukkan ke dalam daftar tugas yang harus diselesaikan.

Sebagai contoh, kalau kamu memutuskan untuk berlibur, rinci ke dalam rencana aksi yang dapat dilakukan. Lakukan segera yang bisa dikerjakan dan delegasikan yang enggak harus kamu lakukan sendiri. Lalu masukkan daftar tugas untuk hal-hal yang enggak bisa kamu lakukan saat ini.

3. Organisir

via staticflickr.com

Luangkan waktu setiap minggu atau setiap pagi untuk mengevaluasi tugas-tugas yang sudah kamu dokumentasikan. Organisir rencana-rencanamu dalam daftar yang tepat. Tentukan prioritasmu sehingga kamu tahu apa yang harus dikerjakan saat ini dan setelahnya. Buat jadwal dan berikan tenggat waktu serta atur pengingat agar kamu enggak lupa.

Namun ingat untuk membuatnya tetap sederhana. Jangan malah mempersulit dirimu dengan pengorganisasian yang terlalu kompleks dan memakan waktu. Cukup sisihkan waktu sekitar 5 menit setiap harinya sebelum tidur untuk mengatur jadwal keesokan hari.

4. Kaji

via pxhere.com

Kaji ulang daftarmu sebanyak yang diperlukan. Langkah pertama, kalau ada tugas dalam daftarmu yang menurutmu masih terlalu abstrak, rinci lebih jelas bagaimana kamu bisa menjalankannya.

Yang kedua, luangkan setengah jam setiap minggu melakukan kajian mingguan untuk kajian yang lebih mendalam. Hal ini diperlukan untuk melihat perkembanganmu, kesulitanmu dan tugas-tugas yang belum kamu selesaikan minggu itu. Dengan begitu kamu bisa membuat penyesuaian dan perbaikan sistem dan prioritasmu.

5. Lakukan

via pixabay.com

Hal terakhir dan paling penting tentu saja untuk fokus dan melaksanakan tugasmu. Sistem ini membantumu untuk mempermudah langkahmu dalam menyelesaikan tugas dan kini waktunya untuk benar-benar merealisasikannya.

Ingat bahwa tujuan GTD adalah investasi waktu yang sedikit untuk pengelolaan diri sehingga menghasilkan produktifitas yang besar. Jadi hindari terlalu berkutat dengan organisasi kerja dan malah lupa mengerjakannya.

Apakah kamu sudah melakukan hal tersebut di atas? Yuk share pengalamanmu dalam melakukan GTD di kolom komentar di bawah ini.


 

Leave a Reply