7 Langkah Sukses Menyelenggarakan Acara

Sesekali, kamu akan dihadapkan pada tanggung jawab untuk menyelenggarakan acara. Baik ketika bekerja pada suatu perusahaan, apalagi kalau kamu memiliki bisnis sendiri. Pasalnya, suatu acara diperlukan untuk membuat jaringan bisnis, mempromosikan produk baru, dan mengembangkan bisnis. Kalau kamu tiba-tiba disodorkan tanggung jawab sebagai penyelenggara acara, ada baiknya kamu baca 7 langkah sukses menyelenggarakan acara berikut ini.

1. Menentukan target

7 Langkah Sukses Menyelenggarakan Acara
Startup Stock Photos

Tentukan tujuan acara yang akan kamu buat. Apakah untuk meningkatkan kesadaran? atau untuk promosi produk baru perusahaan? Apakah acara akhir tahun kantor? Tentukan target acaramu dengan prinsip SMART yaitu spesifik, terukur, dapat realistis, relevan dan memiliki jangka waktu.

Cari tahu juga target audiens-mu untuk menentukan format acara, seperti lokasi acara, hiburan,harga dan lain sebagainya. Apakah kamu hanya akan mengundang rekan-rekan saja, atau kamu juga akan mengundang jajaran direksi juga. Apakah orang luar boleh ikut? Hal ini membuatmu lebih mudah untuk fokus pada tujuan acara dan mengetahui batasanmu. Baik dalam hal anggaran, kesiapan, sumber daya, waktu dan lain sebagainya.

2. Perencanaan

7 Langkah Sukses Menyelenggarakan Acara
via staticflickr.com

Buat semua rincian dari lampu penerangan, transportasi, isi acara, sampai minuman yang dihidangkan. Buat daftar agar enggak ada yang terlewat. Cek kalender untuk melihat apakah ada hari besar atau acara besar yang bentrok dengan acaramu. Buat rencanamu cukup fleksibel agar dapat disesuaikan jika terjadi perubahan, karena hal-hal yang enggak sesuai dengan rencanamu pasti akan terjadi.

3. Penganggaran

7 Langkah Sukses Menyelenggarakan Acara
via staticflickr.com

Buat anggaran yang realistis untuk sumber daya yang kamu miliki. Pertimbangkan untuk menarik sponsor dan melakukan penggalangan dana agar acaramu dapat direalisasikan dengan maksimal.

Kamu juga bisa meminta sponsor dari benda dan jasa yang kamu perlukan dalam acara untuk mengurangi biaya. Coba lakukan crowdfunding untuk meminimalisir resiko kalau kamu bergantung pada penjualan tiket sebagai pendanaan.

4. Pemasaran

7 Langkah Sukses Menyelenggarakan Acara
via staticflickr.com

Acara besar maupun kecil, komersil atau non profit, pasti memerlukan pemasaran agar orang mau datang. Sorot apa saja kelebihan acaramu yang dapat menarik orang untuk datang sesuai dengan segmentasi yang sudah ditentukan di awal.

Apabila ada media yang meliput, persiapkan bahan yang akan disampaikan juru bicara agar efektif. Jangan berasumsi kalau kelebihan acaramu sudah jelas terlihat. Buat secara tertulis apa saja yang menarik dari acaramu. Hal ini dapat digunakan untuk berbagai konten promosi.

Gunakan media sosial secara tepat, seperti menggunakan tagar yang tepat di Twitter. Keluarkan dana untuk membeli iklan di media sosial seperti iklan di Facebook, Youtube dan Twitter. Selain harganya terjangkau, iklan tersebut juga dapat diatur agar dapat meraih target segmentasi acaramu.

Buat video promosi beranggaran rendah untuk memberikan penarik secara visual yang sangat berpengaruh dalam pembuatan keputusan konsumen. Lalu, selenggarakan acara kecil sebelum hari H untuk meningkatkan minat dan mempromosikan acaramu. Kamu bisa menggunakan platform media sosial seperti meetup.com yang gratis dan mudah untuk mengumpulkan massa.

Jangan lupa untuk mengatur pendaftaran online untuk mempermudah orang yang tertarik untuk datang ke acaramu tanpa harus mengantri di tempat. Berikan harga promosi kalau ada yang ingin membayar lebih awal atau early bird.

Libatkan blogger sebelum, saat dan sesudah acara untuk meningkatkan kepopuleran acaramu. Kalau acaramu mengundang pembicara, minta mereka untuk ikut mempromosikan di media sosial.

5. Tim kerja

7 Langkah Sukses Menyelenggarakan Acara
via staticflickr.com

Seberapapun besarnya suatu acara, kamu perlu untuk mendelegasikan kepada tim dan mitra yang terlibat. Berikan tanggung jawab kepada seseorang sesuai dengan kompetensi atau keahliannya, misalnya yang mengurus konsumsi adalah orang yang mengerti kuliner. Minta umpan balik dan saran dari semua yang terlibat dari sebelum hari H untuk meminimalisir masalah.

Awasi jalannya pelaksanaan baik dari para anggota tim maupun vendor yang terlibat agar mereka menepati jadwal dan tugas. Beritahu dari awal bahwa kamu akan menanyakan perkembangan secara reguler dan gunakan email atau whatsapp agar mereka enggak terlalu merasa diawasi.

Gunakan vendor yang sesuai dengan kebutuhan acara dan organisasimu. Sebagai contoh, kalau kamu perusahaan ecofriendly, gunakan vendor yang ecofriendly juga untuk acaramu. Jangan melupakan para sponsor. Mereka adalah tim-mu juga.

Namun, ingat bahwa mereka harus diperlakukan dengan khusus. Buat mereka merasa diperhatikan dan kebutuhannya diutamakan. Tunjukkan apa saja keuntungan yang mereka dapatkan dengan mensponsori acaramu. Jangan berikan ekspektasi terlalu tinggi untuk jumlah tamu yang akan datang. Apalagi kalau kamu baru pertama kali mengadakan acara.

6. Hari H

7 Langkah Sukses Menyelenggarakan Acara
via pixabay.com

Jangan berharap terlalu tinggi kalau enggak kamu nanti bisa panik dan khawatir berlebih. Tingkah lakumu sebagai penyelenggara acara sangat mempengaruhi para tamu dan tim acara. Awasi reaksi tamu dan sesekali minta pendapat mereka akan jalannya acara.

Selain itu, kamu juga perlu mempersiapkan diri. Berpenampilanlah yang apik dan sesuai dengan acara. Kalau kamu harus maju ke depan untuk memberi sambutan atau melakukan tanya-jawab, pastikan kamu siap dengan latihan pertanyaan dan pidato.

7. Rencana darurat

7 Langkah Sukses Menyelenggarakan Acara
via wikimedia.org

Buat skenario dimana kamu melakukan langkah-demi langkah pelaksanaan acaramu. Buat daftar dengan dua kolom, dimana kolom pertama adalah hal-hal yang mungkin bermasalah dan kolom ke dua adalah solusinya.

Bagaimana kalau pembawa acara tiba-tiba sakit? Bagaimana kalau penghibur acara telat datang? Selain mempersiapkan kemungkinan terburuk, usahakan untuk menyiapkan cadangan seperti makanan lebih, kamar lebih untuk tamu, atau pembawa acara cadangan yang tinggal di dekat acara dan siap untuk dihubungi sewaktu-waktu.

Apakah kamu punya kiat khusus dan atau pengalaman dalam menyelenggarakan acara agar sukses? Share pengalamanmu tersebut di kolom komentar di bawah ini ya.


 

Leave a Reply