5 Etika Komunikasi di Kantor yang Harus Kamu Ketahui

Teknologi digital saat ini semakin memudahkan kita dalam berkomunikasi. Kini semua hal bisa disampaikan dengan segera dan komunikasi menjadi semakin mudah. Tentu saja dunia kerja jadi sangat diuntungkan. Dari berbagai saluran komunikasi, terdapat lima jenis alat komunikasi yang paling kita sering gunakan di kantor.

Ada baiknya kita menggunakannya dengan baik dan sesuai etika agar enggak menciptakan kesalahpahaman dan mengganggu rekan kerja. Berikut adalah 5 etika komunikasi di kantor yang harus kamu ketahui:

1.     Telepon dan HP

via pixnio.com

Telepon dan HP adalah alat komunikasi pertama yang paling sering kita gunakan di kantor. Saking umumnya, terkadang ada orang yang enggak sadar bahwa volume suaranya cukup bising dan mengganggu sekitar.

Oleh sebab itu ada baiknya kita mengatur nada dan volume bicara ketika menerima telepon di kantor agar orang lain enggak terganggu dengan suara kita. Hindari juga menjawab telepon atau SMS ketika sedang berbicara dengan orang lain. Selain enggak sopan, hal ini akan menimbulkan kesalahpahaman dan kita akan dianggap enggak menghargai.

Lalu ketika sedang terhubung dengan orang lain melalui telepon, jangan langsung meletakkan telepon untuk berbicara dengan orang yang datang ke mejamu. Jangan pula menggunakan speakerphone ketika suasana sedang sepi.

2.     Email

via pexels.com

Gunakan nama email yang sesuai dengan namamu untuk memberikan kesan profesional. Hindari menggunakan e-mail dengan nama yang aneh seperti alamat email yang kamu pakai sejak SMA. Jangan lupa untuk menuliskan topik atau subyek pada email.

Menggunakan email dengan nama yang enggak familiar tanpa memberikan subyek email akan membuat si penerima berpikir dua kali untuk membukanya. Pakai tanda baca dengan baik tanpa berlebihan.

Jangan menulis huruf dengan huruf besar semua karena akan terkesan kamu sedang marah-marah. Perhatikan kembali jika mau menggunakan “reply all” dan selalu membaca ulang email yang akan dikirimkan.

3.     SMS

via flickr.com

Ketika kamu punya jadwal pertemuan, hindari membatalkan lewat SMS. Selain bisa mengecewakan si penerima, hal ini dianggap enggak sopan. Hubungi langsung melalui telepon dan katakan alasan kenapa pertemuan tersebut dibatalkan.

Kita juga sering menemukan singkatan-singkatan kata pada pesan singkat atau SMS. Hindari menggunakan singkatan ketika menuliskan SMS kepada untuk pesan formal seperti kepada klien atau atasan untuk menghindari kesalahpahaman.

4.     Instant Messaging

via flickr.com

Jika komputer kamu terhubung dengan internal instant messenger (IM) di kantor, pastikan untuk menggunakannya dengan efektif dan efisien. Dari pada sebentar-sebentar berteriak memanggil nama, menelpon atau mengirimkan e-mail singkat, kamu bisa menggunakan IM. Tapi jangan untuk bergosip ya…

5.     Teleconference

via wikimedia.org

Ketika akan mengadakan teleconference, sangat disarankan untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Baik dari dokumen ataupun persiapan diri sendiri.

Hindari sibuk sendiri melihat gawai atau dokumen terlalu sering dan perhatikan lawan bicara dengan seksama. Jangan terlalu banyak bergerak karena jika koneksi sedang buruk maka gerakan kita bisa patah-patah dan sangat mengganggu komunikasi .

Nah, itu tadi adalah etika komunikasi di kantor yang harus kamu ketahui. Apakah kamu mengetahui etika komunikasi lainnya lagi untuk di share ke teman-teman?


 

Leave a Reply