9 Etiket Penggunaan Surel yang Wajib Kamu Ketahui

Pernah menerima surel tanpa subjek? Atau pernah membaca surel yang hurufnya besar semua? Walau di era internet seperti sekarang surel atau e-mail bukan lagi barang baru, namun masih banyak saja orang yang kurang cakap menggunakannya.

Seperti halnya berkorespondensi dengan surat, saat menggunakan surel pun kita wajib menjaga bahasa dan kesopanan. Berikut etiket penggunaan surel yang wajib kita ketahui.

 

1. Selalu tulis subjek

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Bagian subjek pada surel fungsinya adalah untuk menuliskan tema atau perihal yang ingin kamu sampaikan. Bisa juga kamu anggap sebagai judul dari surelmu.

Hal ini akan mempermudah penerima mengetahui hal yang ingin kamu sampaikan. Selain itu penerima juga bisa mengetahui seberapa urgen surel yang ia terima serta melakukan pencarian ribuan surel yang sudah ia terima sebelumnya.

 

2. Berikan salam di awal dan akhir

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Semua bentuk komunikasi pasti diawali dengan salam kan? Begitu pula ketika berkorespondensi menggunakan surel. Kamu bisa memberikan salam yang tepat tergantung sifat surelmu. Kalau surelmu sifatnya formal, misalnya untuk melamar pekerjaan atau ajuan ke klien, gunakan “Dengan hormat” atau “Dear” dalam bahasa Inggris. Penutupnya gunakan “Salam” atau “Best regards.”

Bagaimana kalau surel informal? Kamu cukup gunakan “Halo” atau “Hai.” Penutupnya bisa menggunakan “Salam” atau “Sampai jumpa.”

 

3. Baca kembali sebelum mengirimkannya

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Biasakan untuk membaca kembali surel yang kamu tulis sebelum mengirimkannya. Hal ini untuk menghindari penulisan yang tidak jelas atau salah. Jangan sampai muncul perang dunia ketiga gara-gara salah ketik di surel.

 

4. Tambahkan alamat penerima pada tahap akhir

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Trik saat menulis dan mengirim surel: masukkan alamat penerima belakangan. Tujuannya supaya surel benar-benar selesai kamu ketik sebelum dikirim. Selain itu, juga menghindari salah kirim surel.

 

5. Hindari dekorasi pada badan surel

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Ketika menulis surel formal, hindari penggunaan huruf berwarna-warni. Selain itu jangan pernah memasang gambar sebagai latar belakang pada badan surel. Sebagai pengirim surel kamu harus menjaga agar penerima tidak sakit mata saat membuka dan membaca surelmu.

 

6. Menggunakan huruf kapital atau tanda baca berlebihan

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Sama seperti menulis di media sosial atau aplikasi perpesanan, hindari menulis menggunakan huruf besar semua. Cara menulis seperti itu bisa diartikan kamu sedang marah-marah atau membentak kepada penerima surel. Hindari pula menulis dengan tanda baca berlebihan karena penulisan seperti itu mengganggu mata dan memperlihatkan emosi yang berlebihan.

 

7. Membalas atau tidak membalas…

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Ketika kamu menganggap membalas surel itu enggak penting, belum tentu hal yang sama dirasakan oleh si pengirim. Sebisa mungkin usahakan membalas surel. Saat membalas pun, jangan cuma “OK” atau “Iya” saja. Toh menulis “Baik, terima kasih atas surel Anda” atau “Semoga harimu menyenangkan” enggak terlalu merepotkan.

 

8. Jangan klik “Reply all” pada setiap surel

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Surel tertentu, seperti misalnya undangan pribadi atau yang banyak tembusannya ke orang lain, sebaiknya jangan dibalas dengan mengeklik “Reply all.” Kalau kamu membalas pakai “reply all” semua alamat surel yang tercantum dalam kolom “Kepada” akan menerima balasan surelmu. Jadi, balaslah langsung ke si pengirim sehingga enggak semua orang tahu balasan surelmu.

 

9. Kirim surel atau telepon?

Etika Menggunakan Email
via pixabay.com

Kalau ada kabar atau berita yang sangat penting yang perlu kamu sampaikan kepada seseorang, hindari mengirim surel berkali-kali untuk memastikan orang tersebut sudah membaca surelmu. Hindari pula menelepon si penerima sekadar untuk memberitahukan kalau kamu mengirim surel. Kalau ada berita yang sangat penting, langsung saja kabarkan lewat telepon atau atur pertemuan tatap muka.

 

Enggak terlalu sulit kan menggunakan surel secara baik dan benar? Sekadar ingin tahu, dari etiket penggunaan surel di atas, poin nomor berapa yang masih sering salah kamu lakukan?


 

1 Comment

  1. Noviyanti says: Reply

    Nomor 7 sering terlewatkan. Terima kasih tips nya.

Leave a Reply