Bagaimana Cara Mengenali dan Menangani Bottleneck Dalam Bisnis?

Semua pebisnis dan wirausahawan pasti ingin agar kegiatan operasional berjalan lancar tanpa masalah. Dengan begitu keuntungan bisa meluncur ke kantong dengan mulus. Namun dalam kenyataannya, seringkali bisnis mengalami keadaan bottleneck sehingga penerimaan jadi terputus-putus.

Apa sih keadaan bottleneck itu? Yuk kenali keadaan ini plus cara menangani bottleneck dalam bisnis.

 

Apa itu bottleneck dalam bisnis?

via wikimedia.org

Istilah bottleneck berasal dari bentuk botol yang menyempit di leher. Dengan desain seperti itu, isi dalam botol mengalami hambatan di leher botol dan tidak bisa keluar dengan lancar.

Sekarang bayangkan isi dalam botol tadi adalah bahan baku produksi. Bottleneck dalam bisnis karena itu adalah keadaan di mana terjadi kemacetan dalam sistem produksi. Beban kerja terlalu membeludak sehingga proses produksi tidak bisa menanganinya.

Keadaan seperti ini dapat menyebabkan banyak masalah, seperti kehilangan keuntungan, pelanggan atau klien yang tidak puas, waktu terbuang, produk atau jasa berkualitas rendah, serta tingkat stres tinggi pada tim kerja.

 

Jenis-jenis bottleneck

via maxpixel.freegreatpicture.com

Kondisi bottleneck dalam bisnis ada dua jenis, yaitu bottleneck jangka pendek dan dan bottleneck jangka panjang. Bedanya, bottleneck jangka pendek disebabkan masalah sementara seperti pegawai sakit, sementara bottleneck jangka panjang disebabkan masalah yang lebih serius dan berulang terus.

 

Tanda-tanda bottleneck

via pixabay.com

Beberapa tanda ini perlu kamu cermati untuk mengenali bisnismu mengalami bottleneck atau tidak. Pertama, waktu tunggu yang lama untuk memproduksi hasil akhir. Materi sudah siap tapi harus menunggu lama untuk mulai diproeses gara-gara ada hambatan dalam satu satu tahapan proses produksi. Kedua, tugas di salah satu tahapan produksi begitu menumpuk. Ketiga, tingkat stresmu sebagai pemilik bisnis dan pegawai begitu tinggi. Kalau kamu melihat tanda-tanda ini ada di dalam bisnismu, segera identifikasi bottleneck seperti apa yang mengakibatkan hal-hal itu terjadi.

 

Bagaimana mengidentifikasi bottleneck?

via maxpixel.freegreatpicture.com

Mengidentifikasi bottleneck pada proses manufaktur sangat mudah. Kamu tinggal melihat pada tahapan mana produk tertahan untuk diproses. Kalau dalam bisnis, bottleneck lebih sulit untuk dicari. Untuk memudahkan mengidentifikasinya, kamu bisa menggunakan beberapa alat bantu berikut:

 

1. Diagram Alir (Flow chart)

Alat bantu pertama adalah diagram alir. Terjemahkan tiap tahapan produksi secara rinci ke dalam diagram yang mudah diikuti. Kalau kamu sudah memetakannya, kamu bisa mengidentifikasi langkah yang perlu dibenahi.

Misalnya, kamu memetakan sistem distribusi barang. Langkah 1, setelah barang selesai diproduksi adalah menaikkan barang ke truk. Langkah 2, memberi tahu gudang penyimpanan waktu kedatangan truk. Langkah 3, gudang menjadwalkan mesin pengangkat barang untuk digunakan saat truk datang. Langkah 4, ketika truk tiba di gudang, maka proses pemindahan barang ke gudang dimulai.

Setelah memetakan, kamu mengetahui bahwa langkah 2 dan 3 tidak dilakukan oleh tim kerjamu. Dengan begitu kamu mengetahui tahap apa yang menyebabkan keterlambatan.

 

2. Teknik 5 Kenapa

Alat bantu kedua adalah teknik 5 kenapa. Saat terjadi bottleneck, tanyakan “kenapa” untuk mencari pangkal masalahnya. Misalnya, dalam kasus masalah keterlambatan truk untuk urusan bongkar muat barang, selidiki seperti ini

i. Truk menunggu lama sekali di gudang. Kenapa?

ii. Karena alat pengangkut tidak siap ketika truk tiba. Kenapa alat pengangkut tidak siap?

iii. Karena hanya ada satu alat dan ketika truk datang gudang tidak tahu. Karena tidak dijadwalkan alat digunakan untuk hal lain. Kenapa gudang tidak tahu truk akan datang?

iv. Karena tidak ada yang memberi tahu gudang kalau truk akan datang. Kenapa tidak ada yang memberi tahu gudang truk akan datang?

v. Karena orang yang bertanggung jawab untuk memberitahu tidak ada. Kenapa dia tidak ada? Karena sedang cuti sakit.

Di sini kamu bisa melihat bahwa bottleneck terjadi karena ada anggota tim yang sakit padahal dia bertanggung jawab untuk memberitahu gudang. Sesudah mengidentifikasi masalah kamu bisa segera mencari cara untuk mengatasinya.

 

Solusi

via static.pexels.com

Beda masalah, beda pula penyelesaiannya. Walau begitu pada dasarnya ada dua solusi untuk menangani bottleneck dalam bisnis, yaitu meningkatkan efisiensi dan mengurangi input produksi. Pada kasus keterlambatan truk karena ada pegawai yang sakit, solusi yang tepat adalah meningkatkan efisiensi. Pegawai yang sakit harus ada yang penggantinya sehingga proses distribusi barang tidak terhambat.

 

Semoga penjelasan seputar bottleneck dalam bisnis di atas berguna ya. Kalau bisnismu pernah mengalami kondisi serupa, boleh lho berbagi tips dan solusi ke pembaca lainnya.


 

Leave a Reply