Ayo Tentukan Prioritasmu dengan Matriks Eisenhower

Kamu pernah merasa banyak beraktivitas tapi tugas yang harus kamu rampungkan tidak kunjung selesai? Bisa jadi kamu belum menentukan prioritas dengan baik. Kalau kamu menghadapi problem tersebut berarti kamu harus mencoba metode Matriks Eisenhower.

Metode ini berasal dari Dwight D. Eisenhower. Ia merupakan presiden Amerika Serikat ke-34 yang juga pernah menjabat sebagai Kepala Staf Angkatan Darat AS, Presiden Columbia University, hingga Panglima Tertinggi pasukan sekutu pada Perang Dunia II.

Dengan berbagai peran tersebut, tentu banyak hari-hari yang ia gunakan untuk membuat keputusan penting dan mendesak. Inilah yang menginspirasinya untuk menciptakan Matriks Eisenhower.

 

 

Matriks yang disebut juga Matriks Tugas Penting/Mendesak ini terdiri atas 4 kuadran. Kuadran atas, yakni 1 dan 2 memuat tugas-tugas yang penting. Kuadran bawah, yakni 3 dan 4 memuat tugas yang tidak penting. Apakah karena kuadran 3 dan 4 tidak penting sehingga bisa kita abaikan saja? Bukan seperti itu. Biar lebih paham, seperti inilah penjelasan masing-masing kuadran.

 

Kuadran 1 (Penting dan Mendesak)

Kuadran 1 berisikan tugas-tugas yang penting dan mendesak. Tugas-tugas yang ada pada kuadran ini membutuhkan perhatian segera. Kalau tidak kamu kerjakan atau selesaikan biasanya konsekuensinya juga secara instan kamu terima. Contoh tugas yang ada pada kuadran seperti memberikan laporan pada tenggat waktu penyerahan atau memeriksakan diri ke dokter ketika merasakan sakit di tubuh.

 

Kuadran 2 (Penting Namun Tidak Mendesak)

Tugas yang masuk kuadran 2 adalah tugas yang penting tapi tidak harus kamu kerjakan hari ini. Konsekuensi tidak mengerjakan tugas pada kuadran ini tidak akan segera kamu rasakan. Hanya saja semakin lama kamu mengabaikan tugas pada kuadran ini, suatu saat tugas tersebut akan pindah ke kuadran 1.

Contoh tugas pada kuadran 2 adalah mengecek kesehatan ke dokter atau membuat sistem baru untuk meningkatkan produktivitas kantor.

 

Kuadran 3 (Tidak Penting Namun Mendesak)

Kuadran 3 berisikan tugas yang harus segera dilakukan tapi dapat kamu limpahkan ke orang lain. Kemampuan atau kehadiranmu secara langsung tidak diperlukan tapi kamu harus tetap memastikan tugas terselesaikan dengan baik.

Contoh tugas dalam kuadran ini adalah menghadiri rapat yang tidak menghasilkan keputusan penting. Kamu diharapkan datang sekadar untuk mengecek usulan dari rekan kerja atau bawahan.

 

Kuadran 4 (Tidak Penting dan Tidak Mendesak)

Nah, aktivitas yang bisa kamu abaikan ada pada kuadran 4. Kuadran ini disebut juga not to do list. Mengapa daftar ini diperlukan? Gunanya adalah untuk menyortir aktivitas yang memang sebaiknya tidak kamu lakukan karena buang-buang waktu dan menghabiskan energi.

Contoh aktivitas kuadran 4 adalah bergosip tentang rekan kerja atau nonton anime pada jam kerja.

 

Cara Menerapkan Matriks Eisenhower

Masih merasa kesulitan memahami Matriks Eisenhower? Agar lebih mudah mengaplikasikannya, ikuti 5 tips di bawah ini.

  1. Tulis daftar tugas yang perlu kamu selesaikan.
  2. Jangan taruh lebih dari 8 tugas dalam tiap kuadran. Sebelum menambahkan satu tugas, selesaikan dulu satu tugas pada kuadran 1, yakni tugas yang penting dan mendesak. Ingat: tujuannya adalah menyelesaikan tugas,  bukan menumpuk tugas.
  3. Gabungkan daftar aktivitas kantor dan personal. Jadi, kamu enggak akan ribet membagi waktu untuk keduanya.
  4. Tentukan sendiri daftar tugas yang harus kamu kerjakan. Jangan sampai permintaan atau kebutuhan orang lain yang tidak penting, membuatmu harus mengubah rencana. Rencanakan di pagi hari sebelum mulai beraktifitas, dan selesaikan sesuai dengan rencana.
  5. Terakhir, tentu saja jangan menunda-nunda pekerjaan. Jangan terlalu memikirkan dan merencanakan daftar tugasmu. Kalau terlalu dipikirkan tapi enggak kamu lakukan, sama juga bohong.

 

Selamat mencoba.